Software para la Gestión de Eventos y Espacios

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Aportamos al cliente la experiencia de 10 años trabajando con Ferias y Palacios de Congresos, en una moderna solución global de gestión. Tanto en escritorio como en web, el cliente tiene una visión total de la gestión de su espacio.

Módulos y funcionalidades

La solución GesCol da respuesta a:

Cuadro de disponibilidad
Reserva de salas y servicios
Facturación
Gestión de stocks y pedido a proveedores
Gestión de incompatibilidades
Calculo de tarifas según condiciones comerciales
Generación de archivos: fichas técnicas, fichas del eventos, facturas…
Elaboración de presupuestos y control de versiones
Plano de la feria
Gestión de stands

El módulo comercial contiene todo el corazón organizativo

Consultas de Disponibilidad

Posibilita la organización del calendario del Palacio de modo que en cada momento se disponga de información tal como: reservas, salas disponibles, material disponible, reservas facturadas o pendientes…

Ficha de Cliente

Se podrá acceder de un modo rápido y sencillo a una completa ficha de cliente, que dispone de todos sus datos: datos personales, registro de presupuestos y facturación, histórico de los eventos, contactos y los eventos que tengan abiertos en el momento.

Registro de Evento

Todos los datos necesarios en el registro de un evento, están organizados y actualizados a través del módulo de registro. Se podrá saber el tipo de evento que está programado, el responsable, las fechas, asistentes, servicios adicionales requeridos, presupuesto, equipo necesario, datos personales del cliente…

Facturación

Con el registro de facturas, se puede conocer en cada momento cuáles de ellas están pendientes, anuladas o cobradas. Así mismo se dispone de una organización cronológica de las facturas, junto a datos tales como el cliente, el evento y el importe.

Presupuesto

La estimación de los presupuestos se agilizará recogiendo las tarifas correspondientes al uso de cada servicio del Palacio, acceso a todos los presupuestos realizados, los descuentos o recargos realizados a cada cliente, comentarios a la reserva o petición y cantidad final presupuestada.

Tarifas

Para facilitar el proceso de organización completa de la gestión comercial del Palacio de Congresos, proporciona el registro y archivo de una detallada lista de tarifas categorizadas según su naturaleza, todo ello con el fin de agilizar la definición de los presupuestos.

BI permite analizar toda la información

Información útil para la toma de decisiones

Control de costes: pudiendo filtrar por diferentes parámetros como zona geográfica, tipo de evento, capacidad…viendo el impacto económico que ha generado cada uno.

Gestión de salas y servicios: ver la ocupación de salas y espacios, el uso que se les da, qué materiales se han solicitado para el evento…

Gestión de recursos: el éxito depende de hacer un aprovechamiento de cada aspecto del Palacio, sabiendo optimizar al máximo el uso de cada uno.

La conexión entre la aplicación GesCol y BI permite visualizar la información del espacio en forma de gráficos, totalmente personalizables en función de los intereses propios.

Beneficios notables

Herramientas para la toma de decisiones estratégicas, tácticas y operacionales de manera más efectiva.
Obtención de información precisa y más completa sobre el potencial de los espacios y eventos.
Ahorro de tiempo y costes en tareas repetitivas como la recolección de datos.
Información privilegiada para responder a los problemas que surjan en nuestro Palacio de Congresos.

Indicadores para aprender de los errores del pasado, al disponer de los datos históricos con información relevante.
Crear proyecciones y predicciones sobre los datos reales.
Reducir la incertidumbre y la subjetividad en el proceso de toma de decisiones.
El usuario es capaz de construir sus propios informes e indicadores de actividad.

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